چطور خطای سخنرانی را کاهش دهیم و جذاب باشیم؟(بخش اول)
اگر شما هم از آن دسته افرادی هستید که فکر می کنید به کمک یک ارائه خوب می توانید شمار زیادی مشتری را برای شرکت خود به ارمغان بیاورید به احتمال زیاد خیلی خوب این پروسه و این ابزار عالی را درک کرده اید.
اما اگر تا به حال نتوانسته اید یک ارائه عالی داشته باشید و یا این که بعد از اتمام ارائه، مشتری زیادی جذب نکرده اید یا حتی شمار افراد درگیر شده با ارائه کم بوده اند شاید دچار اشتباهاتی شده اید که من می خواهم در این مطلب به آن بپردازم.
در واقع برای اجرای عالی ارائه باید یک سری اشتباهات را شناسایی کنید و آن ها را ترک کنید. ما به چند اشتباه محرز می پردازیم که بسیاری از افراد دچار آن شده اند، آن ها را شناسایی کرده اند و بعد آن ها را رفع کرده اند و معجزه دیده اند! اگر باور نمی کنید می توانید این اشتباهات را در ارائه خود برطرف کنید و لذت ببرید.
اشتباهات رایج در برگزاری یک سخنرانی عالی
اشتباهات رایج در ارائه ها، و یا برگزاری وبینارها و سمینارها می تواند شامل اشکالات فردی یا فنی باشد. با این لیست و راهکارها امید داریم که بتوانید شماری از این اشکالات خود را شناسایی کنید و آن ها را حل کنید.
نداشتن توصیفی ابتدایی از سخنرانی آن را با شکست محکوم می کند
خب در اولین چیزی که می خواهم برای عدم برگزاری عالی یک ارائه بپردازم، به چیزی اشاره می کنم که به محتوای ارائه تان ارتباط دارد. هر ارائه ای یک محتوای اصلی دارد. اما این محتوا باید بر اساس یک چشم انداز اولیه ایجاد شود. وقتی که شما توصیفی ابتدایی از ارائه، محتوا، هدف ارائه و نتایج نداشته باشید مطمئنا نمی توانید آن طور که باید برای آن محتوای دقیقی بنویسید که به هدف بزند.
داشتن توصیف ابتدایی از ارائه و هدف آن، و شرایط برگزاری آن که البته المان های بیشتری نظیر مخاطب، شرایط برگزاری و غیره را شامل می شود، همه و همه کمک می کند که یک ارائه عالی داشته باشید.
ارائه برگزار کردنی است نه صرفا از روی متن خوانی!
شاید با همین عنوان متوجه شوید که منظورم از ارائه ای برگزار کردنی چیست! هدف هر ارائه این است که بین افراد ارتباط برقرار کند. این ارائه می تواند صرفا برای رئیس تان، یا زیر دستان تان یا حتی اعضای شرکت و یا یک جمعیت ۱۰۰ یا هزار نفری باشد!
بسیاری از مدیران تمایل دارند با یک ارائه شمار زیادی از محصولات خود را به فروش برسانند. در طی یک ارائه اهمیت هم به شما باز می گردد و هم به اطلاعاتی که در حال انتقال آن هستید. در حقیقت مخاطب با توجه به این دو عنصر تلاش می کند تا اعتماد کند.
حالا چه زمانی میزان این اعتماد کم می شود؟
درست زمانی که یک مخاطب، در حال تلاش است تا شما یک بار به او نگاه کنید! گاهی فرد ارائه دهنده سرش را روی کاغذ می اندازد و شروع می کند به یک سخنرانی عجیب و غریب که صرفا از روی متن می خواند! هیچ گونه تماس چشمی برقرار نمی کند.
هدف از یک ارائه اثر گذار این است که سخنران با کمک توانایی هایی که دارد طوری جلسه را به پیش ببرد که انگار دارد با هر کدام از این افراد، به صورت انفرادی صحبت می کند.
اگر تمام وقت سر خود را به نوشته ها، یادداشت ها و اسلاید ها گرم کند قطعا آن اثری که باید نخواهد گذاشت بلکه بسیار خسته کننده نیز خواهد بود.
تن صدای یکنواخت، کاهش تماس چشمی، درگیر شدن با ملزوماتی که به همراه دارد و یا احیانا چک کردن موبایل و حتی پاسخ دادن زیرک گونه به موبایل هنگام ارائه همه کمک می کند که سخنرانی تان افتضاح از آب در آید.
پرداختن به تمام محتوا، ملال آور است
یک خطای فراگیر در سخنرانی پرداختن به همه چیز است. شما می دانید که هر وقت به اسلاید نگاه می کنید چیزهای زیادی برای گفتن دارید اما نه وقت و نه هدف سخنرانی به شما این اجازه را نمی دهد که خودتان را درگیر تمام مسائل کنید. بهتر است در چنین مواقعی به چند گزینه اصلی کاملا اشاره کنید و ما بقی را طوری بیان کنید که مخاطب صرفا از آن اطلاعاتی کسب کند و برای آن کنجکاو شود و بعد از ارائه یا در طی روز های آتی بابت آن ها به شما مراجعه کند.
برای یک سخنرانی خوب باید به قدر کافی تمرین کنید
فرض بر این می گیریم که فایل های ارائه تان و پاورپوینت تان به صورت عالی تهیه شده و از محتوای خوبی نیز برخوردار است و با چشم اندازی که برای سخنرانی تعریف کرده اید شمار زیادی مخاطب را به خود جلب می کنید. خب در این شرایط همه چیز عالی است ولی شما به قدر کافی بر کار مسلط نیستید! فکر می کنید می توانید این مجموعه عالی را به صورت عالی به هدف بنشنانید؟
قطعا خیر
وقتی که صحبت از ارائه است، و می خواهید سخنرانی خوبی داشته باشید، باید بدانید که اگر شما یک مجموعه عالی داشته باشید اما نتوانید آن را درست و اساسی به گوش مخاطب برسانید قطعا نمی توانید به سود خود عمل کنید.
گفته شده که باید برای هر دقیقه سخنرانی یک ساعت تمرین کنید. با تمرین کردن بر مطالب سوار می شوید و می توانید زیر و بم ارائه را درک کنید و برای سوالات احتمالی پاسخ های خوبی بجویید و به طور کاملا راحت مطلب را به خورد مخاطب دهید.
بنابراین اگر تمام تلاش شما برای یک ارائه و سخنرانی تهیه ملزومات اولیه به صورت عالی است اما برای اجرا تمرینی ندارید باید به شما اطمینان دهم که زحمات دیگران نیز به هدر خواهید داد.
وقتی که در حال تمرین کردن هستید، می توانید نکات کلیدی و مهم را بهتر شناسایی کنید و بدانید که چه زمانی باید آن ها را بکار ببرید. حتی می توانید متوجه شوید که با مکث های کوتاه و درست در زمانی که مخاطب در حال قانع شدن است می توانید با این محتوا تیر خود را به هدف بزنید.
مزیت دیگر تمرین کردن برای سخنرانی این است که یاد می گیرید که چطور زمان را مدیریت کنید.
تمرین کردن مزیت های زیادی دارد که شخصا به آن دست پیدا می کنید پس همیشه برای آن برنامه ریزی کنید.
وقت کم یا زیاد آوردن نشانه یک سخنرانی ضعیف است
معمولا افرادی که برای سازمان های عالی سخنرانی می کنند، با زمان بندی خاصی صحبت خود را شروع می کنند. قرار نیست مخاطب جلوی شما بنشیند و شما ساعت ها مخ او را درگیر کنید.
حالا تصور کنید که انقدر هول باشید که خیلی از مطالب را جا بیندازید، و زمان اضافه بیاورید! ناگهان متوجه می شوید که یک سخنرانی ۱ ساعته را در ۲۰ دقیقه تمام کرده اید! فاجعه است! این جا ممکن است دچار بمباران سوالات مخاطبین شوید که شما را به دام بیندازند.
از طرفی اگر بخواهید بون هیچ تمرینی، سخنرانی را به پیش ببرید ممکن است یک ساعت شما به سر برسد و مطالب اصلی را نگفته بگذارید! اینجاست که فقط یک ساعت حرف های بی خاصیتی زده اید که شما را به هدف تان نرسانده است.
راه حل چیست؟
داشتن یک تایمر، و زمان گذاری لازم در طول روزهای قبل از سخنرانی به شما کمک می کند تا بتوانید به بهترین شکل ممکن تمرین کنید و زمان را مدیریت کنید و بدانید چه موقع از زمان باید چه چیزهایی بگویید تا دقیقا سر فرصت ارائه تان تمام شود و به هدف تان هم برسید.
طراحی غیر اصولی اسلاید و هرج و مرج در سخنرانی
برای داشتن یک سخنرانی خوب نیاز به توجه و جلب توجه مخاطبین داریم. اما شاید باور نکنید شما کمتر از یک ثانیه وقت دارید تا نظر مخاطبین خود را جلب کنید و تمام مدت او را سرگرم ارائه تان کنید. اگر بیاد داشته باشید در یکی از آموزش های اخیر گویا آی تی به آموزشی پرداختیم که به شما یاد می داد چطور مقدمه فیلم جنگ ستارگان را برای پاورپوینت خود شبیه سازی کنید خب چرا صحبت از فیلم جنگ ستارگان بود؟ از آن جا که این فیلم و قسمت های مختلفش برای مردم جذاب بوده، و قشر خاصی به این فیلم بیش از حد نرمال توجه دارند، به نظر رسید که با ایجاد یک فایل ارائه با مقدمه جنگ ستارگان می تواند آن ها را به ذوقی بکشاند که ساعت ها پای این ارائه بنشینند.
هدف از ایجاد این ذوق جلب توجه مخاطب است. شما باید بدانید که چه چیزی برای لحظه اول مخاطب تان را سر ذوق می آورد.
طراحی درست و اصولی یک پاورپوینت و ارائه کمک می کند که بتوانید مخاطب را درگیر فایل ارائه خودتان کنید و برای سخنرانی و محتویات تان، توجه شان را جلب کنید.
عدم تست فنی محیط و فایل ارائه می تواند دردسر ساز باشد
یکی از اشتباهات رئیس های آماتور این است که فکر می کنند صبح اگر از خواب بیدار شدند، و تا ساعت ۴ عصر، که قرار است ارائه داشته باشند، به قدری کافی وقت دارند که هم مطالب را آماده کنند، هم پاورپوینت را بسازند، هم لباس هایشان را اتو بکشند و هم احتمالا تنی به آب استخر بزنند!
اما یک فرد با تجربه خوب می داند که در محل ارائه، چیزهایی وجود دارد که اگر از قبل آن ها را تجربه نکند، می تواند فشار عصبی ارائه را بالا ببرد.
برای مثال:
وقتی که شما در حال برگزاری ارائه هستید، شاید اسلاید هایتان یک جا قفل کنند! اینجاست که قلق همه چیز از دست تان در می رود.
یا این که شاید تصورات عجیب و غریبی از محل ارائه داشته باشید.
یا این که فکر کنید مخاطبین شما را با چه چشم انداز غیر قابل تحملی می بینند.
اینجا صحبت از تمرین برای ارائه نیست، بلکه تمرین برای حضور در محل ارائه به درستی و بدور از خطا است. بهترین کار این است که یکی دو روز قبل از سخنرانی ها، به محل بروید و برای کاهش خطای سخنرانی همه چیز را تست کنید. پشت تریبون قرار بگیرید و تصور کنید که شمار زیادی منتظر صحبت های شما هستند. حتی روی صندلی مخاطبین بنشینید تا متوجه شوید که از نظر مخاطب چطور به نظر می رسید.
فایل ارائه تان را پخش کنید و دقت کنید که آیا به خوبی بر آن سوار هستید و می توانید آن را مدیریت کنید یا نه؟ آیا بخشی از ارائه ممکن است با نور پنجره ها یا نورگیرها تلاقی داشته باشد و مخاطب را به سختی بیاندازد؟ همه این موارد را تست کنید و با خیال راحت برای روز سخنرانی آماده شوید.
خطای سخنرانی با اسلاید های سنگین و پرمحتوا بیشتر می شود
معمولا کسانی که از اسلاید برای سخنرانی استفاده می کنند باید بدانند که هدف از قرار دادن اسلاید، می تواند گرفتن خط مشی از اسلاید برای پیش بردن سخنرانی ارائه چشم انداز کلی به مخاطب و درگیر کردن حواس مخاطب در جلسه باشد. اما تصور کنید که شما با معلومات بسیار زیادی وارد سخنرانی می شوید، که کاغذهای پر محتوایی هم جلوی رویتان است. از طرفی می خواهید برخی موارد را هم از طریق اینترنت جستجو کنید. وقتی که می خواهید بدانید کجای سخنرانی هستید تا خط مشی درستی بگیرید و جریان را به پیش ببرید، ناگهان با صفحه ای پر محتوا از اسلاید ها روبرو می شوید که بیشتر شما را گیج می کند.
از طرفی اگر در همین حال به مخاطب هم توجه کنید متوجه می شوید که او نیز در اسلاید ها سرگردان است و احیانا شما را هم نمی بیند ( و شاید در انتها بدون این که حتی یک یادداشت کوچک از سخنرانی تان برداشته باشد، به شما بگوید که لطفا فایل ارائه را برایش بفرستید! ) شاید باور نکنید در برخی از کلاس هایی که ما در دانشگاه داشتیم، بعضا به جای کتاب درسی تمایل داشتیم پاورپوینت های استاد را دریافت کنیم و دقیقا از همین طریق برخی از دروس را پاس می کردیم! بنابراین باید بدانید که برای یک ارائه موفق نباید هرگز، طوری اسلاید ها را پر محتوا کنید که آن چه که می خواهید بگویید را در داخل اسلاید ها بگنجانید.
بدین ترتیب مطمئنا بیش از این که بخواهید تماس چشمی با مخاطب برقرار کنید باید تماس چشمی با اسلاید ها برقرار کنید و این یعنی ارائه با شکست مواجه می شود.