انرژی درونی خود را مدیریت کنید، نه زمان خود را !
همیشه به نظر می رسد نسبت به زمانی که داریم کارهای بیشتری وجود دارد. حتی وقتی که می‌دانیم چگونه زمان خود را مدیریت کنیم، اغلب احساس می‌کنیم که زمان کافی نیست. اما مدیریت زمان تنها راه مدیریت کار نیست. در نظر بگیرید که بخواهیم به جای زمان، انرژی خود را مدیریت کنیم. در این مقاله، ریشه‌های این مفهوم و اینکه چگونه می‌توان شروع به مدیریت انرژی به جای زمان کرد بحث خواهد شد.
۴ اصل کلیدی مدیریتی برای بهبود عملکرد
جیم لوهر، روانشناس و نویسنده و تونی شوارز روزنامه‌نگار آمریکایی و نویسنده کتاب های تجاری، با هم در سال 2003 کتاب «قدرت مشارکت کامل: مدیریت انرژی، نه زمان، کلید عملکرد بالا و بازسازی فردی است» را نوشتند. این کتاب در توضیح مفهوم مدیریت انرژی نگاشته شده است. شوارتز و لوهر در کتاب «قدرت مشارکت کامل» این استدلال را مطرح می‌کنند که افراد برای برتری باید انرژی خود را با آن کاری که انجام می‌دهند تطبیق دهند. برای آن‌ها، مدیریت زمان به اندازه نحوه به‌کارگیری انرژی مهم نیست.
هر یک از افکار، احساسات و رفتارهای ما یک پیامد انرژی دارد. معیار نهایی زندگی ما این نیست که چقدر در این سیاره وقت می‌گذرانیم، بلکه این است که چقدر انرژی در زمانی که در اختیار داریم سرمایه‌گذاری می‌کنیم. در این کتاب، آن‌ها چهار اصل کلیدی مدیریت را مورد بحث قرار می‌دهند که به افراد کمک می‌کند عملکردشان را بهبود بخشند. آنچه که آن‌ها می‌گویند این است:
-
برای تعامل کامل، باید از انرژی فیزیکی، عاطفی، ذهنی و معنوی استفاده کنیم.
-
از آنجایی که ظرفیت انرژی، هم با استفاده بیش از حد و هم با استفاده کم، کاهش می‌یابد، باید بین مصرف انرژی و تجدید آن تعادل ایجاد کنیم.
-
باید با استفاده از همان روشی که ورزشکاران نخبه برای ایجاد ظرفیت بیشتر در خود انجام می‌دهند، از محدودیت‌های خود فراتر برویم.
-
برای مدیریت انرژی روال خاصی به نام «آیین‌های انرژی مثبت» وجود دارد که برای تعامل و عملکرد مهم هستند و می‌توان از آن‌ها استفاده کرد.
زمان در مقابل انرژی: آیا شما عامل صحیح را در اولویت قرار می‌دهید؟
در روش سنتی مدیریت زمان، وظایفی که باید انجام دهید را تقسیم می‌کنید و زمان مشخصی را برای انجام هر کار اختصاص می‌دهید. به عنوان مثال، شما رای خودتان این دف را تعیین می‌کنید که در دو ساعت سه گزارش را تکمیل کنید. اما چیزی که دراین روش منظور نمی‌شود انرژی شماست. 52 درصد از کارمندان احساس فرسودگی می‌کنند و عامل این فرسودگی تا حدی می‌تواند وسواس در مدیریت زمان باشد. زمان یک منبع محدود است و در مقابل آن انرژی یک منبع تجدیدپذیر است، اما فقط تا یک نقطه خاص. با اینکه برنامه‌ریزی برای هر دقیقه از وقت آزاد جهت افزایش بهره‌وری ممکن است استفاده خوبی از زمان به نظر برسد، اما در این روش نیاز به تجدید انرژی در نظر گرفته نمی‌شود.
برخی از کارها نیز نسبت به سایرین به انرژی بیشتری نیاز دارند. زمانی که انرژی شما از قبل توسط کارهای اضافه‌ی برنامه‌ریزی شده تخلیه شده باشد، شما نمی‌توانید کارهای پرانرژی و چندوجهی‌تان را به طور موثر انجام دهید. لذا با گذشت زمان، کمبود انرژی می‌تواند باعث کاهش بهره‌وری شود، حتی هنگامی که زمان کافی برای انجام کارهای مورد نیاز وجود دارد.
چگونه به جای زمان، شروع به مدیریت انرژی خود کنید!
آیا فکر می‌کنید که مدیریت انرژیتان بهتر از مدیریت زمان برای شما کارگر خواهد بود؟ در ادامه پنج مرحله ارایه شده که می‌توانید از آن‌ها برای مدیریت انرژی خود به جای زمان استفاده کنید.
-
با تعیین مرزهای خود شروع کنید
هیچکس بهتر از خودتان محدودیت‌های انرژی شما را نمی‌داند. با تعیین حد و مرز برای خود، به طور همزمان از سطح انرژی خود محافظت می‌کنید و به خود انگیزه می‌دهید تا به اهداف خود برسید. گرگ مک کئون این موضوع را به طور گسترده در کتاب خود پوشش می‌دهد. او توضیح می‌دهد که با توجه به اولویت‌هایتان می‌توانید حد و مرزهایی بسته به اندازه کاری که می‌خواهید در یک روز خاص انجام دهید، ایجاد کنید.
به عنوان مثال، فرض کنید اولویت شما در یک روز معین این است که به عنوان یک روزنامه نگار برای یک مجله داستانی تهیه کنید. شما می‌توانید تصمیم بگیرید که هرگز کمتر از یک یا یش ز چهار مصاحبه در یک روز کاری انجام ندهید.
تعیین این مرزها برای خودتان می‌تواند به شما کمک کند تا در قبال اهداف خود پاسخگو بمانید و در عین حال از فرسودگی شغلی جلوگیری کنید. بسته به میزان انرژی که در روز دارید، به خود امکان سازگاری می‌دهید. با این روش، حتی در روزهایی که ممکن است انرژیتان کم باشد، شما همچنان می‌توانید در مسیر خود بمانید. همیشه روز بعدی برای انجام کارهای بیشتر وجود دارد. به خاطر داشته باشید که ممکن است لازم باشد این مرزها را در طول زمان تنظیم کنید.
به عنوان مثال، اگر متوجه شدید که یک مصاحبه در روز به زمان کمی نیاز دارد تا شما را فعال نگه دارد، ممکن است تصمیم بگیرید آن را به دو افزایش دهید. همچنین ممکن است متوجه شوید که می‌توانید حداکثر تعداد مصاحبه‌های خود را در روز افزایش دهید بدون اینکه احساس خستگی کنید. از سوی دیگر، ممکن است لازم باشد آن‌ها را کاهش دهید.
-
استراحت و ریکاوری را در برنامه‌های خود قرار دهید
هنگام مدیریت انرژی خود، مهم است که به زمان اتمام انرژی و ریکاوری خود فکر کنید. نباید برای این عوامل بعد از اتفاق افتادن چاره اندیشید. در عوض، آن‌ها باید طوری برنامه ریزی شوند که بخشی از برنامه شما باشند. با اینکه ریکاوری زمان ارزشمندی را می‌طلبد که می‌توان از آن برای انجام سایر وظایف استفاده کرد، اما این زمان اختصاص یافته بخشی ارزشمند از روال زندگی افراد با عملکرد بالا است.
هنگامی که روی مدیریت انرژی خود تمرکز می‌کنید زمان عامل مهم نیست، سطح انرژی شماست که بیشترین اهمیت را دارد. بی دلیل نیست که رهبرانی مانند بوفه و گیتس در روزهای خود زمان تعطیلی را برنامه‌ریزی می‌کنند. زمانی که به خود فرصت استراحت بدهید، سطح انرژی خود را دوباره افزایش می‌دهید و زمانی که سر کار برمی‌گردید بهره‌ورتر می‌شوید. همچنین اگر استراحت داشته باشید، بهزیستی خود را بهبود خواهید بخشید و احساسات مثبت بیشتری را تجربه خواهید کرد.
به دلیل فوایدی که ارد، استراحت و ریکاوری می‌تواند بخش مهمی از آمادگی ذهنی باشد. به خاطر داشته باشید آنچه که مهم است این است که این زمان استراحت و ریکاوری را مستقیماً به برنامه خود اضافه کنید. با زمان استراحت و بهبودی خود درست مانند قرار ملاقات با پزشک رفتار کنید. حتی اگر از انجام کارهای دیگر عقب مانده‌اید، از انجام کار در طول زمان ریکاوری و استراحت خود جلوگیری کنید.
-
زمانی را برای کارهای عمیق و درونی برنامه‌ریزی کنید
ممکن است روزهایی پیش بیاید که لازم باشد پشت سر هم در جلسات شرکت کنید. اما اگر می‌خواهید کار بزرگی انجام دهید، انجام این کار در درازمدت قابل تحمل نیست. به همین دلیل است که برنامه‌ریزی برای کار عمیق مهم است. کار عمیق یک دوره بدون وقفه است که در آن می‌توانید کاملاً روی کارهای موثر تمرکز کنید.
کار عمیق به انرژی زیادی نیاز دارد، اما زمانی که کاملاً روی کاری که انجام می‌دهید متمرکز باشید، می‌توانید بسیار پربارتر باشید. مطمئن شوید که کار عمیق خود را در زمانی برنامه‌ریزی کنید که انرژی شما در بالاترین حد است. به عنوان مثال، اگر صبح‌ها انرژی ذهنی بیشتری دارید، سعی کنید قبل از ناهار یک بازه‌ی دو ساعته برای کار عمیق برنامه‌ریزی کنید.
مدت زمانی که برای کار عمیق نیاز دارید به انرژی شما بستگی دارد. به عنوان مثال، اگر بعد از انجام کار عمیق به مدت سه ساعت یا بیشتر، خسته شدید، مطمئن شوید که با برنامه‌ریزی در دوره‌های کوتاه‌تر، از انرژی خود محافظت کنید. به یاد داشته باشید که باید انرژی خود را مدیریت کنید تا مقداری از آن برای بقیه روز باقی بماند. ساعات طولانی‌تر همیشه به معنای کار عمیق بهتر نیست.
علاوه بر این، باید زمانی را در روز برای انجام کارهای درونی اختصاص دهید. زمانی که ما معمولاً به کار فکر می‌کنیم، چیزی که به آن فکر می‌کنیم کارهای بیرونی است، مانند وظایف محوله کاری. در مقابل، کار درونی، دنیای درونی و تجربیات شخصی ما را بررسی می‌کند. اگرچه کار درونی نیز به انرژی نیاز دارد، اما برای درک خودمان مهم است. با یادگیری بیشتر در مورد خود، می توانیم سطح انرژی خود را بهتر مدیریت کنیم. یک درمانگر، مربی و تراپیست می‌تواند به ما بیامود که چگونه کار رونی انام دهیم.
-
گزارشی از سطوح انرژی خود گردآوری کنید
برخلاف زمان، انرژی ثابت نیست. هر فرد 24 ساعت زمان در یک روز دارد. اما سطوح انرژی از فردی به فرد دیگر و از روزی به روزی دیگر متفاوت است. این در مورد انرژی عاطفی، انرژی فیزیکی و انرژی ذهنی صادق است. چندین عامل وجود دارد که بر میزان انرژی شما تأثیر می‌گذارد. برای کمک به مدیریت بهتر انرژی و انجام کارهای بیشتر، یادداشتی از آنچه به شما انرژی می‌دهد و آنچه انرژی شما را تخلیه می‌کند، داشته باشید. شما می‌توانید این عناصر را در کار و زندگی شخصی خود دنبال کنید. این عناصر می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
-
میزان خوابت
-
رژیم غذایی
-
دفعات استراحت
-
کسانی که وقت خود را با آن‌ها می‌گذرانید
-
میزان فعالیت بدنی (یا فقدان آن)
-
تنوع وظایف انجامی
همچنین می‌توانید آنچه را که به شما احساسات منفی می‌دهد شناسایی کنید. چرا که مدیریت احساسات منفی می‌تواند انرژی زیادی از شما بگیرد. نگه داشتن یک دفتر خاطرات به چندین هدف برای مدیریت انرژی کمک می‌کند. اولا شما را از آنچه واقعا می‌توانید در طول روز انجام دهید، برخلاف آنچه در حالت عادی فکر می‌کنید می‌توانید انجام دهید، آگاه می‌سازد.
به عنوان مثال، فرض کنید کار تیمی در مقایسه با کار انفرادی انرژی بیشتری از شما می‌گیرد. پس از مدت طولانی کار در یک تیم، کم کم در تمرکز کردن به مشکل برمی‌خورید. اگر چندین کار در روز دارید که نیاز به کار گروهی دارد، می‌دانید که باید استراحت‌های بیشتری را برنامه‌ریزی کنید و در بقیه روز به خود سخت نگیرید. این رویکرد این اطمینان را حاصل می‌کند که می‌توانید در طول کار تیمی خود نیز سازنده باشید.
دوم این که شما می‌توانید تغییراتی در سبک زندگی خود ایجاد کنید تا سطح انرژی خود را به حداکثر برسانید. به عنوان مثال، اگر متوجه شدید که انجام ورزش به شما انرژی می‌دهد، می‌توانید هر روز صبح زمان بیشتری را برای کار بر روی سلامت جسمانی خود برنامه‌ریزی کنید. و اگر متوجه شدید که استراحت‌های طولانی با تعداد کم برای شما مفید نیست، می‌توانید در عوض استراحت‌های کوتاه‌تر و منظم‌تری داشته باشید.
نگه داشتن یک دفترچه گزارش همچنین می‌تواند به شما کمک کند تا ارزش‌های اصلی خود را حفظ کنید. واقعا برای چه چیزی ارزش قائل هستید و می‌خواهید انرژی خود را صرف چه چیزی کنید؟
-
تفویض اختیار را بیاموزید
هنگامی که بدانید چه چیزی به شما انرژی می‌دهد و چه چیزی آن را تخلیه می‌کند، می‌توانید روز خود را به گونه‌ای برنامه‌ریزی کنید که بیشترین استفاده را از انرژی خود داشته باشید. یکی از کارهایی که می‌توانید برای بهبود مدیریت انرژی خود انجام دهید این است که هنگامی که می‌توانید آن را تفویض کنید. این امر برای توسعه مهارت‌های رهبری شما نیز خوب است.
شما ممکن است همیشه در موقعیت تفویض اختیار نباشید. برخی از وظایف وجود دارد که شما ملزم هستید در محل کار انجام دهید، به خصوص اگر موقعیت شغلی رده پایین دارید. با این حال، می‌توانید با همکاران خود صحبت کنید تا ببینید آیا آن‌ها نیازهای انرژی شما را تکمیل می‌کنند یا خیر.
به عنوان مثال، فرض کنید در زمینه تضمین کیفیت کار می‌کنید و رگرسیون اشکال انرژی شما را تخلیه می‌کند. اگر یک همکار دارید که با رگرسیون اشکال انرژی می‌گیرد، ممکن است بتوانید این کار را به آن شخص محول کنید و به او در جنبه‌های دیگر کارش کمک کنید که در عوض انرژی او را تخلیه می‌کند.
انرژی خود را مدیریت کنید، نه زمان خود را، و در محل کار رضایت بیشتری داشته باشید
با مدیریت انرژی خود به جای زمان، نه تنها می توانید بهره وری بیشتری داشته باشید، بلکه در کار خود رضایت بیشتری نیز خواهید داشت. وقتی بیش از حد کار نمی‌کنید و خسته نمی‌شوید، در شرایط بهتری برای رسیدن به اهداف خود هستید.
منبع: Forbes.com
ترجمه : علیرضا طوقی
